AI做会议安排：找时间、定议程、发日程一条龙
行政/项目经理/团队负责人要组织会议：协调多方时间、定议程、发日程邀请、会前提醒
📌 会议安排最烦的是来回拉锯：建群问时间、比对每个人日历、定议程、发邀请、会前提醒——琐碎且容易漏。AI 能帮你把协调变成初稿，你只需确认关键人和时段。
🛠️ 分步实操
1
收集约束让 AI 出时间方案
告诉 AI 会议类型、参会人、时长、期望时段和作息，让它先反问关键问题再给候选时间。
📋 可复制 Prompt
我要组织一场【类型】会议，参会人【】，时长【】，期望时段【】，大家作息【】。请先问我 2 个关键问题（必须到场的人/禁忌时段），再给出 3 个候选时间方案（含理由和冲突点）。
2
生成会议议程
让 AI 按目标生成议程：开场、核心议题（逐条带负责人和时长）、决策环节、行动项收集、收尾。
📋 可复制 Prompt
请为【主题】会议生成议程：目标【】，总时长【】。结构：开场(5%)/核心议题(每条：议题-负责人-时长-期望产出)/决策环节/行动项收集/收尾。每项标负责人和预计时长，总时长控制在【】内，留 15% 缓冲。
3
生成日程邀请与提醒
让 AI 写可导入日历的邀请（标题/时间/地点或链接/议程摘要/准备材料），并写会前提醒话术。
📋 可复制 Prompt
请写会议日程邀请（日历可导入格式）：标题/时间/地点或线上链接/议程摘要/参会人/会前准备材料清单。并写 2 条提醒话术：会前 1 天(邮件版)/会前 2 小时(微信版)，语气礼貌不催促。
4
会后提取行动项
把会议记录贴给 AI，让它提取行动项（事项/负责人/截止时间/验收标准），同步到项目管理工具。
📋 可复制 Prompt
基于本次会议记录【粘贴】：请提取行动项：事项/负责人/截止时间/验收标准，输出成可同步到项目管理工具的清单，逾期风险项标红。
💼 场景模板库（替换即可用）
时间协调
参会人可用时段【各自时段】：请给出最多人能到的最优时间，并标出谁需要协调/谁可改期，给 2 个备选方案。
议程模板
我要开【周会/评审会/决策会】，请给出标准议程模板：每部分的目的是什么、容易超时怎么控、哪些议题该前置、总时长怎么分配。
🎯 做完的效果
会议安排 10 分钟出时间方案+议程+邀请，会前提醒自动配，行动项不遗漏
⚠️ 避坑清单
别替大家定死时间
别替大家定死时间：AI 给的是建议方案，最终时间要人确认，尤其老板的时段
议程别塞太满
议程别塞太满：AI 排的议题很理想，实际至少留 15% 缓冲应对讨论
敏感会议别用公共 AI
敏感会议别用公共 AI：涉及人事/战略/未公开信息的议程，用企业版或内部工具